Faktura w KSeF z telefonu

Stan prawny na: 28 października 2026 Opublikowano: Ok. 6 min czytania

Fakturę w KSeF wystawisz z telefonu w aplikacji, która łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur. Raz uzyskujesz dostęp do KSeF i podłączasz telefon certyfikatem KSeF albo tokenem, a potem każda faktura to nabywca, pozycje i wysyłka. Po przyjęciu faktury KSeF nadaje jej numer, a nabywca z polskim NIP-em otrzymuje ją w KSeF.

W skrócie

  1. Uzyskaj dostęp do KSeF w Aplikacji Podatnika KSeF.
  2. Wygeneruj certyfikat KSeF albo token.
  3. Podłącz KSeF w aplikacji na telefonie.
  4. Wystaw fakturę i wyślij ją do KSeF.
  5. Sprawdź numer KSeF i przekaż fakturę klientowi.

Co jest potrzebne

NIP firmy, dostęp do KSeF i aplikacja na telefon, która wysyła faktury do KSeF. Wszystko, czego potrzebujesz od Ministerstwa Finansów, uzyskasz w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF.

CoSkądWarto wiedzieć
Logowanie do KSeFAplikacja Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl)Właściciel JDG loguje się od razu, np. profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Certyfikat KSeF do uwierzytelnieniaAplikacja Podatnika KSeFWażny nie dłużej niż 2 lata. Nim aplikacja na telefonie loguje się do KSeF.
albo token KSeFAplikacja Podatnika KSeFWedług MF tokeny zostaną utrzymane bezterminowo.
Certyfikat KSeF typu offline (opcjonalnie)Aplikacja Podatnika KSeFPotrzebny do kodu QR „CERTYFIKAT” na fakturach offline przekazywanych przed wysłaniem do KSeF.

Krok 1. Uzyskaj dostęp do KSeF

Właściciel jednoosobowej działalności ma dostęp do KSeF od razu: wystarczy zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF, na przykład profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Zawiadomienie ZAW-FA składają podmioty inne niż osoby fizyczne, które nie mają pieczęci kwalifikowanej.

W Aplikacji Podatnika KSeF możesz też nadać uprawnienia innym osobom, na przykład księgowej lub biuru rachunkowemu, żeby widziały Twoje faktury.

Krok 2. Wygeneruj certyfikat KSeF albo token

Certyfikat KSeF to klucz, którym aplikacja loguje się do KSeF w Twoim imieniu. Wnioskujesz o niego w Aplikacji Podatnika KSeF, a jest ważny nie dłużej niż 2 lata.

  1. Po zalogowaniu przejdź do części poświęconej certyfikatom i złóż wniosek o certyfikat do uwierzytelnienia w KSeF.
  2. Ustaw hasło i zapisz je. Przy generowaniu przeglądarka pobierze plik klucza prywatnego (.key).
  3. Gdy certyfikat będzie aktywny, pobierz go (plik .crt).
  4. Przenieś oba pliki na telefon, np. przez AirDrop, mailem do siebie albo przez dysk w chmurze.

Są dwa rodzaje certyfikatów KSeF: do uwierzytelnienia (logowania w KSeF) i offline (do oznaczania faktur wystawionych w trybach offline). Każdy generuje się osobno. Certyfikatem nie zalogujesz się do samej Aplikacji Podatnika KSeF: służy programom i aplikacjom, które łączą się z KSeF.

Zamiast certyfikatu możesz wygenerować token. Pierwotnie tokeny miały działać do końca 2026 r., ale Ministerstwo Finansów zdecydowało, że zostaną utrzymane bezterminowo.

Szczegółowe kroki i rozwiązania typowych problemów (brak pliku .key, certyfikat dla innego NIP) są na stronie wsparcia Migiem.

Krok 3. Podłącz KSeF w aplikacji na telefonie

W aplikacji wskazujesz pliki certyfikatu i wpisujesz hasło do klucza, albo wklejasz token. Od tej chwili aplikacja sama loguje się do KSeF przy każdej wysyłce.

Wybierając aplikację, sprawdź, gdzie trafia Twój certyfikat. Klucz prywatny pozwala działać w KSeF w Twoim imieniu, więc najbezpieczniej, gdy nie opuszcza telefonu, a aplikacja łączy się z KSeF bezpośrednio.

W Migiem wpisujesz NIP (nazwa i adres firmy uzupełnią się z Białej listy MF), wybierasz pliki .crt i .key (albo jeden plik .p12) i wpisujesz hasło. Certyfikat i klucz zostają na telefonie, zaszyfrowane AES-256, a aplikacja łączy się z KSeF bez pośredniczącego serwera.

Krok 4. Wystaw fakturę i wyślij ją do KSeF

Wypełniasz to samo, co na każdej fakturze VAT. Aplikacja zamienia dane na plik XML w strukturze FA(3), którą przyjmuje KSeF 2.0, i wysyła go do KSeF.

  • Nabywca: firma z NIP-em (dane uzupełnisz po NIP), osoba prywatna albo nabywca z zagranicy.
  • Pozycje: nazwa, ilość, cena netto lub brutto i stawka VAT (23, 8, 5, 0%, zw albo np).
  • Płatność i daty: forma płatności, termin, data sprzedaży, jeśli jest inna niż data wystawienia, i oznaczenie podzielonej płatności, jeśli Cię dotyczy.

Sprawdź dane przed wysłaniem. Błąd na fakturze wysłanej do KSeF poprawia się fakturą korygującą, którą też wystawia się w KSeF.

Krok 5. Sprawdź numer KSeF i przekaż fakturę

Gdy KSeF przyjmie fakturę, nadaje jej numer KSeF. Nabywca z polskim NIP-em otrzymuje ją w KSeF, a za datę otrzymania faktury uznaje się datę nadania numeru KSeF.

  • Klientowi możesz dodatkowo wysłać wizualizację faktury (np. PDF) z kodem QR i numerem KSeF.
  • Konsumentom i nabywcom zagranicznym przekazujesz fakturę w sposób z nimi uzgodniony, na przykład jako PDF z kodem QR. Faktury dla konsumentów nie muszą być wystawiane w KSeF.

Co, jeśli nie ma internetu albo KSeF nie działa

Fakturę możesz wystawić w trybie offline24 i wysłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Z trybu offline24 może korzystać każdy podatnik, bez podawania powodu.

SytuacjaKiedy wysłać fakturę do KSeF
Tryb offline24 (np. brak zasięgu)najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu
Niedostępność KSeF ogłoszona w BIP MFnajpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności
Awaria KSeF ogłoszona w BIP MFw ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii
Awaria całkowitafaktur nie dosyła się do KSeF

Fakturę offline przekazaną nabywcy, zanim trafi do KSeF, oznacza się dwoma kodami QR: „OFFLINE” (dostęp do faktury i weryfikacja jej danych) i „CERTYFIKAT” (potwierdzenie tożsamości wystawcy, wymaga certyfikatu KSeF typu offline). Datą wystawienia faktury w trybie offline24 jest data wpisana na fakturze.

W Migiem dzieje się to samo: gdy nie ma zasięgu albo KSeF nie odpowiada, faktura powstaje od razu w trybie offline, z kodami QR, a aplikacja sama wysyła ją do KSeF, gdy wróci internet. Więcej o aplikacji

Źródła

Wszystkie strony sprawdzone 28 października 2026 r. W nawiasie data ostatniej zmiany strony.

To poradnik praktyczny, a nie porada prawna ani podatkowa. W razie wątpliwości sprawdź oficjalne informacje na ksef.podatki.gov.pl albo zapytaj księgową.

Czytaj dalej: KSeF od 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm: koniec limitu 10 000 zł i co z karami