KSeF od 2027 r. dla mikrofirm

Stan prawny na: 28 października 2026 Opublikowano: Ok. 7 min czytania

Od 1 stycznia 2027 r. faktury w KSeF muszą wystawiać także firmy, które w 2026 r. korzystały ze zwolnienia dla sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie. Kary pieniężne za błędy w KSeF mają według obecnych przepisów obowiązywać od tej samej daty, ale rząd skierował do Sejmu projekt, który przesuwa je na 1 stycznia 2028 r.

Przepisy o karach są w trakcie zmiany. Rządowy projekt odroczenia kar (druk nr 3245) wpłynął do Sejmu 20 października 2026 r., a 21 października 2026 r. odbyło się pierwsze czytanie. Na 28 października 2026 r. projekt nie jest uchwalony. Zaktualizujemy ten poradnik, gdy prace się zakończą.

Najważniejsze fakty

Stan prawny na 28 października 2026 r.
SprawaStanŹródło
KSeF dla firm ze sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznieobowiązkowy od 1 stycznia 2027 r.MF: etapy wdrożenia
Faktury poza KSeF przy sprzedaży do 10 000 zł bruttotylko do 31 grudnia 2026 r.MF: poniżej 10 000 zł
Faktury z kas rejestrującychtylko do 31 grudnia 2026 r.uzasadnienie druku nr 3245
Odbieranie faktur zakupowych przez KSeFod 1 lutego 2026 r., bez zmianMF: poniżej 10 000 zł
Faktury dla konsumentównie muszą być wystawiane w KSeFMF: pytania i odpowiedzi
Kary (art. 106ni ustawy o VAT)obecnie od 1 stycznia 2027 r.; projekt: od 1 stycznia 2028 r.MF: najczęstsze pytania, Sejm: druk nr 3245
Wysokość karydo 100% VAT z faktury; przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółemMF: najczęstsze pytania

Kogo dotyczy zmiana od 1 stycznia 2027 r.

Podatników, którzy w 2026 r. mogli wystawiać faktury poza KSeF, bo łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowanej fakturami nie przekraczała u nich 10 000 zł w miesiącu. Najczęściej są to najmniejsze jednoosobowe firmy.

  • Obowiązek obejmuje co do zasady każdego podatnika, który ma obowiązek wystawić fakturę: czynnego podatnika VAT i zwolnionego z VAT.
  • Dotyczy także firm, które dotąd wystawiały faktury z kasy rejestrującej: od 2027 r. nie będzie to już możliwe.
  • Nie zmienia się sytuacja faktur dla konsumentów (osób prywatnych): nadal nie muszą być wystawiane w KSeF, choć można to robić dobrowolnie.

Jak działa limit 10 000 zł (do końca 2026 r.)

Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, papierowe lub elektroniczne, jeśli suma sprzedaży z VAT na takich fakturach w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. ten limit przestaje mieć znaczenie.

  • Liczy się kwota brutto, czyli z VAT.
  • Wliczasz tylko faktury, które musiałyby trafić do KSeF. Nie wliczasz sprzedaży dla osób prywatnych, sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej ani paragonów z NIP do 450 zł.
  • Fakturę przypisujesz do miesiąca jej daty wystawienia, a nie daty sprzedaży czy terminu płatności.
  • Fakturę, która przekracza limit, i wszystkie kolejne wystawiasz już w KSeF. Do zwolnienia się nie wraca, nawet jeśli w następnych miesiącach sprzedaż będzie niższa.

Przykład. W listopadzie 2026 r. wystawiasz firmom trzy faktury: na 4 000 zł, 3 500 zł i 3 000 zł brutto. Dwie pierwsze (razem 7 500 zł) mogą być poza KSeF. Trzecia przekracza limit (razem 10 500 zł), więc ją i wszystkie następne wystawiasz w KSeF.

Co się zmienia 1 stycznia 2027 r.

Kończą się dwa okresy przejściowe: zwolnienie do 10 000 zł i faktury z kas rejestrujących. Faktury dla firm wystawiasz wtedy wyłącznie w KSeF.

SprawaDo 31 grudnia 2026 r.Od 1 stycznia 2027 r.
Faktury dla firm przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięczniepapierowe lub elektroniczne poza KSeFtylko w KSeF
Faktury z kasy rejestrującejdozwoloneniedozwolone
Paragon z NIP do 450 złmoże być fakturą uproszczonąmożna go wystawić, ale nie jest fakturą uproszczoną
Faktury dla konsumentóww KSeF dobrowolniebez zmian: w KSeF dobrowolnie
Faktury zakupoweprzez KSeF (od 1 lutego 2026 r.)bez zmian
Kary pieniężnenie mawedług obecnych przepisów tak; projekt przesuwa je na 2028 r.

Kary za KSeF: od kiedy i ile

Według obecnych przepisów kary można nałożyć za naruszenia popełnione od 1 stycznia 2027 r.; za 2026 r. kar nie ma i nie będą działać wstecz. Rząd chce przesunąć stosowanie kar na 1 stycznia 2028 r., ale projekt nie został jeszcze uchwalony.

Za co grozi kara

  • za wystawienie faktury poza KSeF, gdy był obowiązek wystawienia jej w KSeF,
  • za wystawienie faktury w czasie awarii lub niedostępności KSeF niezgodnie z udostępnionym wzorem,
  • za niewysłanie do KSeF w terminie faktury wystawionej w trybie offline24 (termin: następny dzień roboczy).

Ile wynosi kara

Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze. Przy fakturze bez VAT, na przykład wystawionej przez firmę zwolnioną z VAT, kara wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem.

Czy w 2027 r. będą kary?

To zależy od tego, czy projekt odroczenia zostanie uchwalony przed końcem 2026 r. Na 28 października 2026 r. wygląda to tak:

DataCo się stało
16 września 2026Ministerstwo Finansów zapowiada wydłużenie odroczenia kar do końca 2027 r.
20 października 2026Rada Ministrów przyjmuje projekt, który wpływa do Sejmu jako druk nr 3245.
21 października 2026Pierwsze czytanie na posiedzeniu Sejmu.
31 grudnia 2026 (plan)Planowane wejście w życie ustawy. Przepisy o karach (art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy o VAT) miałyby obowiązywać od 1 stycznia 2028 r.

Odroczenie dotyczy kar, a nie obowiązku. Od 1 stycznia 2027 r. faktury dla firm trzeba wystawiać w KSeF bez względu na losy projektu. Według uzasadnienia projektu organy skarbowe będą najpierw przypominać o obowiązku, a jeśli to nie pomoże, mogą sprawdzać, czy niestosowanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania VAT.

Jak przygotować się do 1 stycznia 2027 r.

Wystarczy jedno popołudnie: dostęp do KSeF, narzędzie do wystawiania faktur i ustalenia z księgową.

  1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl), na przykład profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Właściciel JDG ma dostęp od razu.
  2. Wybierz narzędzie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF, aplikację mobilną KSeF i e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Możesz też użyć programu do faktur albo aplikacji na telefon połączonej z KSeF.
  3. Jeśli wybierasz program lub aplikację, wygeneruj w Aplikacji Podatnika KSeF certyfikat KSeF albo token i dodaj go w tym narzędziu.
  4. Sprawdź, jakie faktury zakupowe już do Ciebie przychodzą: od 1 lutego 2026 r. faktury od firm objętych KSeF otrzymujesz właśnie w KSeF.
  5. Ustal z księgową, jak będzie dostawać Twoje faktury: przez uprawnienia w KSeF albo w comiesięcznej paczce plików.
  6. Przed pierwszą prawdziwą fakturą możesz przećwiczyć wystawianie w środowisku testowym KSeF, gdzie faktury nie mają skutków prawnych.

Migiem to darmowa aplikacja na iPhone’a i Androida do wystawiania e-faktur VAT w KSeF prosto z telefonu, stworzona dla jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) i małych firm. Ma tryb testowy, działa bez zasięgu, pobiera faktury kosztowe z KSeF i raz w miesiącu przygotowuje paczkę dokumentów dla księgowej. Krok po kroku: jak wystawić fakturę w KSeF z telefonu.

Źródła

Wszystkie strony sprawdzone 28 października 2026 r. W nawiasie data publikacji lub ostatniej zmiany strony.

To poradnik praktyczny, a nie porada prawna ani podatkowa. W razie wątpliwości sprawdź oficjalne informacje na ksef.podatki.gov.pl albo zapytaj księgową.